Egy vállalat igen sok követelménynek kell, hogy
megfeleljen: termékeit és szolgáltatásait egyenletesen magas minőségben kell
nyújtania, új termékeket kell kidolgoznia és bevezetnie, valamint reagálnia
kell a vevők igényeire, a versenytársak piaci lépéseire és a szabályozási
környezet változásaira. A feladatok sokrétűségéből adódóan egy vállalat üzleti
folyamatai is összetett rendszert képeznek, s ezt a rendszert úgy kell
irányítaniuk a vezetőknek, hogy a
vállalat egésze teljesítse az első számú követelményt: a profitra és az üzleti
értékre vonatkozó tulajdonosi elvárást. A EuroMACC által kifejlesztett
folyamatmenedzsment megoldás, az iPAMTM, egy
olyan eszköz, amely egy vállalat
valamennyi folyamatát átláthatóvá és irányíthatóvá teszi. A vezetők számára
könnyebbé válik a folyamatok mérése,
elemzése és a szervezet valamennyi szintjén egyértelműek lesznek a
feladatok és azok felelősei. A folyamatok összekapcsolásával és
automatizálásával jelentősen nő a
szervezet hatékonysága: nagyobb teljesítmény érhető el az adott
erőforrásokkal, felszínre kerülnek újabb vállalati tartalékok, miközben
megbízható és gyors adatáramlás valósul meg a szervezeten belül és a partnerek
felé.
Kinek ajánljuk az iPAM™ megoldást?
Az iPAM™ minden olyan vállalat számára hasznos, amely összetett szervezettel rendelkezik, működését a feladatok sokrétűsége jellemzi, és amely a különböző feladatokra különböző szoftveres megoldásokat alkalmaz. Az iPAM™ a middlewareösszefűzi a különböző alkalmazásokat, és ezeket egy folyamatba szervezi. funkcionalitásával
Az iPAM™ magas fokon támogatja a minőségbiztosítási és minőségirányítási folyamatokat is. Rögzíthetővé és dokumentálhatóvá válnak a munkafolyamatok lépései, az ezekre fordított idő és a felelősök, ami az egyenletesen magas szolgáltatási minőség egyik feltétele.
Hogyan történik a munka az iPAM™ rendszerrel?
Az iPAM™ irányítja az adott folyamatot, annak minden helyszínén és szervezeti egységében, például az ügyfélszolgálati irodától a Call Centeren keresztül a számlavezetési osztályig.
A munkafolyamat során az előre meghatározott módon és határidőre történik az egyes feladatok elvégzése: a döntéshozatal, az információk rögzítése és azok automatikus továbbítása.
A munkafolyamatban résztvevő munkatársak az előre meghatározott szabályok alapján kapják meg feladataikat úgy, hogy mindenkinek csak a saját feladatai jelennek meg a munkaállomásán.
AZ iPAM™ RENDSZERBEN ELÉRHETŐ FŐBB FUNKCIONALITÁSOK
Folyamatmodellek
megalkotása
Az iPAM™ rendelkezik a folyamatmodellek megalkotásához
szükséges felülettel - ezeket nyilvántartja, és lehetőséget ad a módosításokra.
Folyamatok karbantartása
Az egyes feladatokhoz tartozó folyamatok elemei külön-külön is karbantarthatók, ha ezt pl. személyi változás vagy erőforrás-átcsoportosítás indokolja. A következő karbantartási funkciók állnak rendelkezésre:
- Feladat karbantartás
- Szervezeti egység karbantartás
- Erőforrás karbantartás
- Felhasználó karbantartás
Munkafolyamathoz illeszkedő jogosultságok
A vállalat bármely szintjén lévő felhasználó a munkafolyamatban betöltött szerepének megfelelő jogosultságokat kaphat. Például egy munkatárs a saját képernyőjén követheti nyomon a napi vagy azon túli feladatait, míg egy vezető ráláthat az összes beosztottja feladataira, és információt kaphat az egyéni feladatok vagy a nagyobb folyamatok megvalósulási fokáról is.
Egységes dokumentációk
kialakítása
A különböző dokumentációkra - így a szerződésekre is -
standardizált dokumentumformák alakíthatók ki. Az iPAM™ a Microsoft Word
template-jeit (dokumentum-formátumait) is képes feltölteni adatokkal, így word
formátumban is előállíthatók az iPAM™ által aktualizált dokumentumok.
Middleware
funkcionalitás, rendszerintegráció
Az iPAM™ kapcsolódik más szállítóktól származó szoftveres
alkalmazásokhoz (pl. Call Centerekhez, ERP-rendszerekhez, számlázási
programokhoz), és azokat összefűzve, azok adatait rendezve valósít meg
rendszerintegrációt.
AZ iPAM™ ALKALMAZÁSÁNAK ÜZLETI ELŐNYEI
ELŐNYÖK VEZETŐI SZINTEN
- Átlátható, irányítható folyamatok jönnek létre;
- Költségmegtakarítás érhető el;
- A vállalati stratégia hatékonyabban érvényesíthető az üzleti folyamatokban;
- A gyorsabb és egyenletesebb szolgáltatásokkal növelhető az ügyfélelégedettség;
- Az előnyök hatásaként növekszik a vállalat üzleti értéke.
ELŐNYÖK A KONTROLLING SZEMPONTJÁBÓL
- A folyamatok ellenőrizhetővé és elemezhetővé válnak;
- A teljesítmények egyéni és csoportszinten is mérhetők;
- Csökkennek a külső és belső kommunikációs költségek;
- Hatékonyabb szervezet, javuló belső együt™űködés alakul ki.
ELŐNYÖK A MINŐSÉGIRÁNYÍTÁS TERÜLETÉN
- Érvényesíthetők az ISO előírások a munkafolyamatokban;
- Az üzleti folyamatok standardizálhatók és egyszerűsíthetők;
- Egyértelművé válnak a belső teljesítmények, és az eltérés az előírt minőségtől;
- Érthető, egyeztetett fogalmak alkalmazhatók a munkafolyamatokban;
- Egyszerűvé válik a folyamatok és részfolyamatok dokumentálása.
ELŐNYÖK AZ IT-MENEDZSMENT SZINTJÉN
- Az iPAM™ együttműködik más alkalmazásokkal (pl.: ERP, CRM, MS Office);
- A különböző alkalmazások összekapcsolhatók (middleware funkcionalitás) és megvalósítható a rendszerintegráció;
- Gyors, pontos és biztonságos adatáramlás alakul ki a szervezeten belül és a partnerek, ügyfelek felé;
- Nyomon követhető a vállalati IT-stratégiában megfogalmazott célok megvalósulása;
- Az iPAM™ interfészekkel illeszkedik más szállítóktól származó üzleti alkalmazásokhoz.
iPAM példafolyamat: behajtási folyamatok kezelése
- Egy vállalat több ezer ügyféllel rendelkezik, különböző szintű
szolgáltatásokat nyújt nekik, a számlázás havonta történik. Az ügyfelek egy része késedelmesen
fizet, egy kis része pedig nem teljesíti a kötelezettségeit. Olyan megoldásra
van szükség, amely nagyszámú ügyfélkörnél is rövid idő alatt, késedelmek és
hiba nélkül kezeli a behajtási folyamatokat.
- A behajtási folyamatok megtervezése. Az első léps a folyamat pontos összeállítása. Példa a behajtási folyamatra: az első késedelem után 3 nappal felszólító levelet kap az ügyfél, a 15. napon figyelmeztető hívást küld a call center, egy adott összegű tartozás után szolgáltatás-korlátozás, majd a szerződés megszüntetése és a követelés behajtása következik. A folyamatokat a vállalat üzleti céljainak megfelelően kell meghatározni: a fizetőképes, de kissé „fegyelmezetlen" ügyfeleket nem szabad elijeszteni, a fizetésképtelen ügyfeleket pedig minél hamarabb fel kell ismerni.
- A folyamat vezérlése. Az iPAM™ olyan automatizmusokat biztosít, amely drasztikusan lerövidíti az egyes ügyfelekhez tartozó behajtáskezelési időt (akár egy hétről 15 percre) és gyakorlatilag kizárja a hibalehetőségeket. A folyamatba beépített behajtási lépések hatására a késedelmes ügyfelek legnagyobb része fizet, és csak elenyésző számú ügyfélnél kell csak jogi eszközökkel fellépni. Jelentősen csökken a behajtási folyamatok időigénye, költsége.
- Utólagos ellenőrizhetőség, monitoring. Az üzleti környezet változásaira az iPAM™-ben felépített folyamatok gyors és hatékony választ adnak. Az újabb igények megjelenésével szinte párhuzamosan bővíthetőek a folyamatok. A monitoring adatok alapján hangolt rendszer hatékonyabb munkafolyamatokat biztosít. Az iPAM™-mel rendszeresen i elemezhető a behajtási folyamatok eredményessége, hatékonysága, például mennyivel csökkentette a késedelmes ügyfelek számát az automata call center hívás.
Technikai háttér
Az iPAM™ rendszer IBM System i5 szerveren, OS/400 operációs rendszer alatt működik. Rendszer middleware-ként történő használata esetén adatbázis-kezelő és platform független megoldást kínál. Az adatkezeléshez IBM DB2 RDBMS-t használ, a programok RPG és CL programnyelvekben íródtak.
ismertető